Phần lớn các tổ chức hiện nay đều nhận thấy tầm quan trọng của chức năng nhân sự trong hoạt động quản trị.

Tuy nhiên, việc phát triển nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Các chủ doanh nghiệp chỉ quản lý theo phương pháp truyền thống, đồng thời không đủ chi phí đầu tư hệ thống mới.

Trên thực tế, ở doanh nghiệp vẫn còn nhiều vấn đề ngầm liên quan đến mảng nhân sự tiền lương mà ban Giám đốc chưa nhận ra. Đồng thời, nhu cầu tự động hóa các quy trình nhân sự thủ công cũng ngày càng gia tăng. Do đó, doanh nghiệp cần phải xem xét việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả công việc, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
1. Sự thay đổi của phòng nhân sự sau khi triển khai phần mềm

Phạm vi công việc của phòng nhân sự rất lớn, bao gồm nhiều chức năng như tuyển dụng, tính lương, đào tạo, xây dựng chính sách cho nhân viên, phát triển văn hóa doanh nghiệp,…Tuy nhiên, trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên nhân sự thường phải thực hiện công việc bằng giấy tờ hoặc sử dụng excel. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian, công sức của họ đã bị lãng phí khá nhiều, thay vì được sử dụng để lên kế hoạch chiến lược nhân sự cho công ty.

Bằng cách sử dụng phần mềm để tự động hóa những quy trình nhân sự quan trọng, doanh nghiệp có thể cải thiện tính đồng nhất và chính xác trong quản lý dữ liệu. Đội ngũ nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động chiến lược khác. Phần mềm quản lý nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo, nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu có giá trị liên quan đến việc chấm công, đánh giá hiệu suất, tỷ lệ biến động nhân sự,…

2. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm

Nếu doanh nghiệp đang gặp những vấn đề sau thì đã đến lúc cần ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự:

• Nhân viên hoặc quản lý đang phàn nàn về các quy trình tốn thời gian và không hiệu quả.

• Nhân viên nhân sự đang dành quá nhiều thời gian để cập nhật bảng tính thủ công với nhiều dữ liệu rắc rối, phức tạp.

• Tốn nhiều thời gian để lướt qua các email của ứng viên mà không tìm được người phù hợp.

• Việc quản lý công quá phức tạp, không kiểm soát được dữ liệu công của nhân viên.

• Quản lý và phân chia quỹ lương không hợp lý.

• Thiếu cơ sở thông tin để tổng kết báo cáo dẫn đến việc đưa ra các quyết định không chính xác.

Trên thị trường hiện nay, phần mềm nhân sự rất đa dạng, phục vụ cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không có quy trình quản trị nhân sự quá phức tạp, việc lựa chọn phần mềm sẽ đơn giản. Phần mềm đóng gói, phần mềm miễn phí là sự lựa chọn dành cho các doanh nghiệp này.

Phần mềm sẽ hỗ trợ xử lý những quy trình nhân sự cơ bản của một doanh nghiệp, bao gồm: Tuyển dụng và on-boarding, quản lý dữ liệu công - phép - lương, quản lý hiệu suất, đào tạo.

Đối với tập đoàn, doanh nghiệp lớn có quy mô nhân sự phức tạp và yêu cầu quản trị đa dạng thì cần xem xét lựa chọn các hệ thống phần mềm. Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự không những hỗ trợ tự động hóa các quy trình nhân sự mà còn thực hiện tùy chỉnh theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Hệ thống cung cấp các tính năng hỗ trợ xử lý công việc cho cả phòng nhân sự, toàn thể nhân viên và các cấp quản lý. Điều này giúp tăng tính nhất quán trong thông tin và cải thiện giao tiếp nội bộ.

Những tính năng cần có ở một hệ thống quản lý nhân sự: Đánh giá hiệu suất, quản lý lịch làm việc, quản lý chấm công, tuyển dụng, đào tạo, quản lý dữ liệu công - phép - lương, phân tích và báo cáo.

Trong trường đua kinh tế đầy khốc liệt như hiện nay, việc ứng dụng hệ thống thông tin như phần mềm nhân sự để tăng sức cạnh tranh là điều cấp thiết. Đây thực sự là một khoản đầu tư mang lại nhiều lợi ích, không chỉ cải thiện vấn đề quản lý hiện tại mà còn nâng cao hiệu quả trong tương lai.
Hiểu được những ý nghĩa đó và là một trong những công ty phần mềm uy tín tại Việt Nam hiện nay, Công ty công nghệ phần mềm Vitda đã trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, phần mềm Vhro đang từng bước hoàn thiện để đáp ứng mọi nhu cầu về nghiệp vụ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Xem thêm các bài viết liên quan khác: Công ty phần mềm

Xem thêm nhiều bài viết hay tại:
Cổng thông tin toàn diện về phần mềm
Cổng thông tin VHRO - giải pháp quản lý nhân sự Online