Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bao gồm nội dung nào?
Nhân sự hay gọi là nhân viên của doanh nghiệp, đây là thành phần cốt lõi cho sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, việc quản lý một cách hiệu quả không phải điều mà các doanh nghiệp có thể đảm bảo là tốt nhất. Chính vì điều đó, xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cung cấp công vụ hữu hiệu cho nhà quản trị. Nhờ đó, phân mềm mà công việc quản lý được dễ dàng hơn rất nhiều lần so với phương pháp truyền thống. Hãy cùng tìm hiểu thông tin về phần mềm qua nội dung bài viết dưới đây.

I. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần đảm bảo 4 mục tiêu đặc trưng sau đây:

1. Mục tiêu hành chính nhân sự phải được hợp lý hóa
Doanh nghiệp có quy mô không lớn hoặc chưa sử dụng qua các phần mềm quản lý nhân sự nào. Đôi khi bạn muốn nâng cấp cải thiện một giải pháp hoặc phần mềm sẵn có. Bạn nên xem xét việc dùng một ứng dụng hay phần một phần mềm quản lý tổng thể hơn. Các giải pháp sẽ tự động hợp lý hóa cho các chức năng quản lý trong hệ thống HR một cách tập trung.

2. Đẩy mạnh khâu quản lý tuyển dụng nhân sự
Phần mềm quản lý sẽ giúp các doanh nghiệp tìm kiếm và theo dõi các profile ứng viên tuyển dụng chuyên nghiệp. Đây là sự lựa chọn cho các công ty thiếu nguồn nhân lực tri thức. Các công ty và nhân viên sẽ đăng trên website tuyển dụng, các phần mềm sẽ tiến hành liên kết để tìm ứng viên.

Các phần mềm quản lý sẽ giúp sàng lọc các thông tin phù hợp với nhu cầu tuyển dụng (vị trí tuyển dụng, kinh nghiệm, học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng…) từ các hồ sơ của nhà tuyển dụng. Nhờ công cụ lọc “keyword” thông tin của ứng viên được báo cáo nhanh chóng, nhờ đó nhà tuyển dụng có thể khai thác một cách tối đa các ứng viên trên thị trường lao động. 

3. Quản lý các ca làm việc của nhân viên
Doanh nghiệp của bạn đang có chế độ làm việc theo ca, và tăng ca hàng ngày. Cùng với đó lượng nhân viên lớn đang tạo khó khăn cho người quản lý. Giải pháp hữu hiệu nhất đó là sử dụng phần mềm để phân ca. Với nhiều tính năng được tích hợp sẵn trong các ứng dụng giúp bạn quản lý với số lượng lớn các nhân viên. Đồng thời, đảm bảo sự hợp lý hóa trong cách phân ca cho các nhân viên.

4. Đào tạo rèn luyện, trau dồi kỹ năng nhân viên
Bạn muốn xây dựng môi trường cho nhân viên được phát triển và cống hiến tối đa tài năng. Việc quản lý theo cách truyền thống các nhà quản trị sẽ khó thực hiện được điều đó do không quản xuyến được hết tất cả. Phần mềm quản lý ra đời giúp người quản lý nắm được tiềm năng cũng như những đóng góp của nhân viên công ty. Từ đó, bạn hiểu ra được những điểm mạnh và điểm yếu, đưa ra các hướng phát triển cho họ được củng cố hơn.

II. Các tính năng cần có trong việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Nội dung cần có trong các phần mềm quản lý nhân sự

Thông tin của ứng viên: Thông tin sẽ có các mục sau đây: Họ tên, ngày tháng năm sinh, nguyên quán, nơi sinh, số CMND, điện thoại, email, quan hệ gia đình…của nhân viên.

Số tài khoản ngân hàng: Số tài khoản nhân viên cung cấp theo yêu cầu của phòng tổ chức hành chính để tiến hành chuyển khoản trả lương. 

Đào tạo: Nội dung này bao gồm quá trình theo dõi, quản lý training của các nhân viên từ đó biết được kinh nghiệm, trình độ chuyên môn. Nhờ những thông tin nắm bắt được để phân bổ đến các vị trí làm việc thích hợp nhất. Đồng thời, người quản trị quản lý các khóa đào tạo mà nhân viên đã từng tham gia, theo dõi các điều khiển đã ký ràng buộc nếu họ thôi việc.
Bằng cấp: Đây là danh mục cần có để quản lý trình độ chuyên môn, học vấn, tin học, ngoại ngữ và các tín chỉ khác của nhân viên.

Chính trị – xã hội: Khai báo các thông tin ngày, tháng, năm, của các quá trình gia nhập vào các đoàn thể nhử: Đảng, Đoàn, Công Đoàn, các tổ chức khác… của người lao động (nếu có). Nếu có thì hỗ trợ trích kinh phí tại các khoản thu trong bảng lương hàng tháng tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp khác nhau.

Khen thưởng và kỷ luật: Nội dung này dùng để quản lý thông tin về các thành tích khen thưởng, kỷ luật và các điều luật cấm. Từ đó, áp đặt vào quy chế quản lý nhân viên bắt buộc phải tuân theo. 

Bảo hiểm xã hội - Bảo hiểm Y tế: Danh mục này dùng để quản lý các thông tin về quá trình đóng BHXH-BHYT của người lao động diễn ra trong suốt quá trình làm việc. Đồng thời, nó còn giúp hỗ trợ các tính các phụ cấp, quyền lợi hưởng chế độ bảo hiểm xã hội khi đến tuổi nghỉ hưu hoặc thôi việc.

Thông tin hợp đồng lao động: Hỗ trợ truy xuất và xem xét các bản hợp đồng đã ký kết với người lao động khi cần thiết. Ngoài ra, nó chức các mẫu hợp đồng sẵn để ký kết với lao động mới. 

III. Vai trò của việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm sẽ có những vai trò sau đây:

1. Phần mềm quản lý nhân viên cho phép nhân sự tự cập nhật hồ sơ cá nhân 
Tất cả các nhân viên đều được cung cấp quyền về việc truy cập và thiết lập vào hệ thống để xem và bổ sung thông tin cá nhân.

Khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống quản lý có thể tiến hành cập nhập thông tin cá nhân khi cần thay đổi. Hệ thống sẽ tiến hành tự động báo cáo về quá trình cập nhập đến phòng nhân sự. Sau đó, người quản lý tiến hành phê duyệt để update lên hệ thống quản lý chung.

2. Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp thông tin nhân sự
Phần mềm cho phép thực hiện tra cứu và tìm kiếm các danh sách hồ sơ nhân viên một cách nhanh nhất trên các danh mục khác nhau như: Họ tên, giới tính, phòng ban, trình độ, nơi đào tạo, ngày vào làm, hợp đồng lao động, năm sinh, số sổ BHXH…

3. Tích hợp các tiện ích khác
Truy vấn các thông tin đã thay đổi trong lịch sử cập nhật. Chính vì vậy người quản lý thấy được các thông tin mà nhân viên đã thay đổi trong thời gian gần đây. Trong đó, phần mềm sẽ chỉ rõ những nội dung đã được thay đổi là gì, thời gian thay đổi, do ai thay đổi.

Có thể tiến hành quản lý nhân viên ở bất kỳ nơi đâu vào bất kỳ thời điểm nào nhờ vào các tính năng được lập trình hỗ trợ trên các thiết bị di động.

Tính năng gửi mail linh hoạt, thông báo được đến các nhân viên một cách nhanh chóng.

Tổng hợp báo cáo phân tích nhân sự một cách nhanh chóng với chỉ một vài thao tác đơn giản trên phần mềm.