Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

 

Theo điều kiện nội bộ của mỗi doanh nghiệp, quy trình đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP cho các doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên, có một số bước cơ bản có thể áp dụng chung cho các doanh nghiệp, cụ thể như sau:

 

Trong cuộc sống, việc xác định mục tiêu, định hướng chính là kim chỉ nam trong cuộc sống. Giúp việc hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng và đạt kết quả tốt nhất.

Để xác định mục tiêu của một dự án ERP, các công ty phải bắt đầu với những khó khăn thực tế của quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chính những thiếu sót của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp các công ty xác định được các mục tiêu và yêu cầu cần thiết để tiến hàng lựa chọn hệ thống ERP.

 

 Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêu còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược ngắn hạn và chiến lược dài hạn.

 

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có mục tiêu khá mơ hồ, không rõ ràng và rất chung chung  về triển khai dự án ERP. Chính vì vậy, việc triển khai ERP của doanh nghiệp cũng mơ hồ theo 

 

Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự đồng bộ cũng như tương thích ứng của ERP với các phần với nhau. Để xác định hiện trạng của hệ thống thông tin quản lý, chúng ta cần dự trên 4 yếu tố cơ bản (Cơ cấu tổ chức, hệ thxống, quy trình kinh doanh, chính sách kinh doanh).

Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống này, doanh nghiệp sẽ tìm ra các điểm yếu, hạn chế thông tin về hệ thống; nhận diện các vấn đề gây ảnh hưởng xấu đến việc triển khai hệ thống đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp tìm ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống mới mà doanh nghiệp chuẩn bị triển khai.

 

Dựa trên mục tiêu và xác định hiện trạng của hệ thống xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ xem xét, tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơyêu cầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính sau:

Sau khi hoàn tất hồ sơ yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, nhóm đánh giá sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá yêu cầu chức năng và phi chức năng như yêu cầu hệ thống, lịch trình triển khai dự án, ngân sách bỏ ra hệ thống ERP. Cho biết mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.

 

Ngoài ra, còn có các tiêu chí đánh giá năng lực nhà cung cấp. Các tiêu chí này gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật cho những thay đổi theo thời gian.

 

Sau khi hồ sơ yêu cầu, các nhà cung cấp sẽ trả lời hồ sơ và yêu cầu sau một vài tuần và đưa ra hồ sơ yêu cầu chính thức. Nhóm đánh giá ERP, lựa chọn sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm từng nhà cung cấp. 

Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến thuyết trình phần mềm của họ. Sau khi tiếp xúc và chất vấn trực tiếp, nhóm đánh giá xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được doanh nghiệp xác định.

 

Để có thể nắm rõ hơn về hệ thống, nhóm đánh giá ERP có thể chuẩn bị các tình huống sử dụng, mục đích kiểm tra cách thức xử lý của các hệ thống ERP (tại buổi thuyết trình phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không. 

 

Cuối cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp, lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đề xuất lựa chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Bước 6: Đề xuất và quết định lựa chọn ERP

Dựa trên kết quả có được ở các bước, nhóm đánh giá ERP đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để xin phê duyệt. Sau việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo, đội đánh giá sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

 

 

Việc tìm hiểu kĩ và nắm vững được quy trình này là tiền đề để các doanh nghiệp có thể lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp với yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê doanh nghiệp tư vấn độc lập bên ngoài hỗ trợ thực hiên. Tuy nhiên, để có được hệ thống ERP hoạt động tốt thì việc lựa chọn được nhà cung cấp thôi là chưa đủ. Quá trình làm việc với nhà cung cấp để triển khai phần mềm sẽ là bước tiếp theo trong quy trình đưa hệ thống này vào hoạt động tại doanh nghiệp.

Xem thêm: Giải pháp phần mềm ERP, lựa chọn mô hình phù hợp cho hệ thống doanh nghiệp