Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên 4.0 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Base Resources - Quản lý nhân viên luôn là một bài toán khó với bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào, bởi nó không chỉ đơn giản là mối quan hệ hai chiều giữa CEO - nhân viên mà còn có sự tham gia của cấp quản lý trung gian - C-level, team manager, project manager,... Khi công nghệ đã phát triển và hỗ trợ đắc lực cho hầu hết các nghiệp vụ, việc sử dụng một phần mềm quản lý nhân viên là bước quan trọng cần thiết để tạo ra doanh nghiệp 4.0 thực thụ.

Bài viết này cung cấp thông tin về cách lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên phù hợp với doanh nghiệp có quy mô từ 25-100 nhân sự.

Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lý nhân viên (thay cho các biện pháp quản lý thủ công khác)?
 
Doanh nghiệp vừa và nhỏ không đồng nghĩa với việc buông lỏng quản lý nhân viên.

Trên thực tế, quy mô từ 25-100 nhân sự là thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp tận dụng được tối đa lợi ích từ phần mềm quản lý nhân viên.

So với lợi ích mang lại từ các biện pháp thủ công truyền thống, việc sử dụng một công cụ quản lý giúp doanh nghiệp có được môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng suất hơn nhiều.

1. Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc tới nhân viên nhanh chóng, chính xác hơn
 
Có một sự thật là quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh thủ công phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực.

Không chỉ tốn thời gian và công sức để chốt được việc gì cần làm, giao cho ai, thời gian như nào, yêu cầu ra sao,... mà còn phải lãng phí sức người cho việc nhắc nhở nhân viên thực hiện. Chưa kể tới các mâu thuẫn có thể phát sinh trong quá trình hoàn thành trách nhiệm công việc, đòi hỏi bạn phải minh bạch hoá mọi thông tin công việc trong doanh nghiệp bằng phần mềm.

Với sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý nhân viên, mỗi nhân viên sẽ được nhận một tài khoản đại diện cho vị trí làm việc của chính mình trên hệ thống. Nhà quản lý cấp trung và nhân viên khác có thể nhanh chóng giao việc cho cá nhân với đầy đủ thông tin như deadline, đánh dấu khẩn cấp, hướng dẫn thực hiện,... Kế hoạch công việc đó được hỗ trợ hiển thị theo dạng gộp chung dự án / phòng ban hoặc theo cá nhân chủ sở hữu tài khoản.

Bạn sẽ không còn phải nhận bất kỳ lời phàn nàn hay giải trình nào liên quan tới việc quên kế hoạch, trùng lặp nhiệm vụ, không biết làm gì hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.

2. Nắm được chính xác quy trình và kết quả làm việc của toàn doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi
 
Quy trình và kết quả làm việc của toàn doanh nghiệp được thể hiện qua từng nhân viên và kết quả chung của các dự án.

Nếu như trước kia, bạn chỉ có thể nhận lấy báo cáo công việc từ nhân viên trong các cuộc họp định kỳ thì giờ đây, đã có phần mềm quản lý nhân viên như một thư ký thay bạn thu thập dữ liệu từ tất cả “ngõ ngách” của doanh nghiệp.

Bạn chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính, đăng nhập vào tài khoản Owner là nắm được thông tin của tất cả tài khoản khác: từ việc mỗi phòng ban tồn đọng bao nhiêu đầu việc trong ngày, nhóm việc nào được ưu tiên thực hiện trước,...

Trong trường hợp bạn muốn quản trị đa dự án, phần mềm quản lý nhân viên sẽ hỗ trợ bạn. Không cần phải trì hoãn gần như tất cả để dành thời gian giám sát một dự án, cũng không cần hẹn gặp riêng người quản lý để hỏi về từng tác vụ con, bạn chỉ cần quản lý tiến độ công việc qua giao diện phần mềm quản lý.

Sau khi mỗi nhân viên của bạn làm xong một đầu việc, họ sẽ cập nhật kết quả và đánh dấu trực tiếp lên hệ thống. Phần mềm sẽ tự động tập trung dữ liệu từ khắp các nguồn để tính toán ra các con số, sau đó trình lên bạn dưới dạng biểu đồ trực quan. Nhờ vậy, bạn có thể giám sát cùng lúc hàng chục dự án về tiến độ và lượng đầu việc đã hoàn thành, chứ không chỉ đơn lẻ như xưa.

Việc minh bạch hoá quy trình và kết quả công việc này giúp hạn chế tối đa các tiêu cực có thể xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp - theo đúng phương pháp luận “phòng còn hơn tránh” của một nhà quản trị. Hơn nữa, doanh nghiệp còn đồng thời đạt được hai tiêu chí - kỷ luật và văn hoá.

Mỗi nhân viên cũng được phân quyền tự quản lý đầu việc cá nhân, giúp bức tranh tổng thể doanh nghiệp đạt được hiệu quả ngay từ những mảnh ghép nhỏ nhất.

3. Vạch sẵn định hướng và cung cấp dữ liệu hoàn chỉnh để đánh giá nhân viên
 
Trong phương pháp quản lý thủ công, việc đánh giá nhân viên mắc phải nhiều sai lầm bởi cả bạn và các quản lý cấp trung đều không thực sự giám sát được nhân viên để hiểu đúng, hiểu đủ về họ; cũng như doanh nghiệp không biết căn cứ vào tiêu chí nào để chấm điểm cho nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân viên chính là công cụ giúp theo dõi và chuyển hoá năng lực của nhân viên thành dữ liệu trực quan, từ đó định hướng ra các tiêu chí sát nhất cho việc đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp.

4. Tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô doanh nghiệp

Muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp, chẳng có cách nào nhanh hơn việc bạn thiết lập sẵn một cấu trúc doanh nghiệp và sử dụng một hệ thống quản lý nhân viên chặt chẽ. Kể cả khi có thêm một, mười hoặc cả trăm nhân viên mới, bạn chỉ cần tạo thêm một số lượng tài khoản trên hệ thống có sẵn và phân quyền cho họ theo đúng vị trí công việc. Họ sẽ ngay lập tức ăn nhập với hệ thống quản lý của bạn.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự
 
Ba tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn một phần mềm quản lý nhân viên phù hợp là: 

1. Khả năng theo dõi nhân viên

Bạn luôn muốn giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên, nhưng lại không có đủ thời gian và sức lực để quan tâm tới vài chục người như vậy. Hãy chọn một phần mềm quản lý có khả năng phân quyền chặt chẽ cho các thành viên để chia nhỏ các tài khoản trên hệ thống thành các phòng ban / dự án giống như ngoài đời thực. Các team / project manager sẽ giúp bạn theo dõi sát sao từng nhân viên trong doanh nghiệp.

Điều tiếp theo bạn cần trong phần mềm quản lý nhân viên là sự minh bạch về kế hoạch công việc của từng nhân viên, và dựa theo thời gian thực để gắn thẻ trạng thái cho các đầu việc. Khi cần lên kế hoạch tiếp theo cho toàn doanh nghiệp, bạn sẽ biết được tất cả nhân viên đã sẵn sàng hay chưa, liệu đây có phải thời điểm phù hợp chỉ với một thao tác Filter đơn giản.

Một điều nữa là, doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự là quy mô vừa đủ để mỗi nhân viên chuyên trách một công việc độc lập và khi cần sẽ dễ dàng xác định được ai là người thuộc vị trí đó. Tận dụng ưu thế đó, bạn nên chọn một phần mềm quản lý cho phép nhân viên cập nhật kết quả công việc ngay trên hệ thống để dễ dàng tìm lại một sản phẩm trí tuệ đã thực hiện.

2. Khả năng tương tác nội bộ

Không quá lớn để thông báo từ CEO phải trải qua vài cấp trung gian mới tới được từng nhân viên các bộ phận, cũng không quá nhỏ lẻ như một đội nhóm để luôn có thể gặp mặt trực tiếp với nhau, doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự cần thiết phải có một phần mềm quản lý hỗ trợ việc tương tác nội bộ.

Theo đó, phần mềm này cần tạo ra một không gian mở để bạn, các cấp quản lý khác và toàn thể nhân viên đều có thể thoải mái trao đổi về công việc và chia sẻ kinh nghiệm làm việc hiệu quả với nhau.

Nếu bạn dự định sẽ phát triển doanh nghiệp hơn nữa, đừng quên chọn một phần mềm có APIs mở để dễ dàng tích hợp với các ứng dụng chat và phần mềm hỗ trợ khác về sau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và làm tăng tính thống nhất trong bộ công cụ quản trị doanh nghiệp.

3. Chi phí sử dụng và triển khai

Trên thế giới hiện có một vài phần mềm quản lý nhân viên cung cấp bản miễn phí, nhưng các tính năng chỉ được hỗ trợ nửa vời, và đặc biệt là giới hạn người dùng ở mức dưới 5-10 nhân viên. Nếu muốn sử dụng cho từ 25-100 nhân sự thì chi phí phải bỏ ra không hề nhỏ, rơi vào khoảng $10/tháng/người. Đó là con số quá lớn đối với ngân sách của một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Để tiết kiệm chi phí lên tới 80% mà vẫn sở hữu tất cả các tính năng sánh ngang quốc tế, bạn có thể quan tâm tới các phần mềm quản lý nhân viên được phát triển ngay tại Việt Nam. Những phần mềm này còn chiếm ưu thế ở chỗ chúng được thiết kế bởi nhà cung cấp Việt Nam, nên giao diện và nguyên tắc sử dụng phù hợp hơn với phong cách quản trị và văn hoá doanh nghiệp Việt.