Cần chuẩn bị gì khi triển khai phần mềm ERP

Trước khi doanh nghiệp có kế hoạch tìm hiểu và triển khai giải pháp, phần mềm ERP thì khâu chuẩn bị của doanh nghiệp cần được tiến hành chu đáo trước và cả khi đã bắt đầu dự án. Chất lượng của việc chuẩn bị này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ triển khai dự án. Nếu dự án ERP thành công, cho dù doanh nghiệp có bỏ ra bao nhiêu công sức thì hiệu quả mang lại vẫn sẽ lớn hơn tổng tất cả các khoản chi phí bỏ ra vì phần mềm sẽ được sử dụng lâu dài. Còn nếu dự án thất bại thì doanh nghiệp sẽ lãng phí khoản đầu tư rất lớn. Vì vậy cần kiên trì thực hiện dự án trong mọi giai đoạn kể cả giai đoạn chuẩn bị ban đầu. Việc chuẩn bị được thực hiện theo các phần công việc như sau:

Thành lập ban quản lý dự án triển khai phần mềm

Lập kế hoạch đánh giá nhu cầu, khả năng 

Doanh nghiệp cần đánh giá quy trình của công ty mình có thật sự phù hợp khi triển khai ERP hay không, có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình mỗi phòng ban. Trước khi có ý định triển khai ERP doanh nghiệp cần hiểu rõ những khó khăn cũng như nhu cầu ngắn hạn và dài hạn để xác định chọn lựa hệ thống nào là phù hợp nhất. Tính toán ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thơì đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.

Trên cơ sở quyết tâm của lãnh đạo và hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa doanh nghiệp và WINTA, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập ban quản lý dự án triển khai WINTA ERP. Trưởng ban dự án phải là người có đủ thẩm quyền quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến việc triển khai dự án như việc điều động nhân sự và phân công công việc, việc bàn bạc và quyết định các kế hoạch của dự án... Trưởng ban dự án thường là một phó tổng giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp, đôi khi là giám đốc doanh nghiệp. Thành viên của ban quản lý dự án phải có mặt các trưởng hoặc phó các phòng ban sẽ tham gia triển khai ứng dụng WINTA ERP và những chuyên viên nắm được các vấn đề mấu chốt về nghiệp vụ, các quy trình tác nghiệp, quy trình quản lý...trong hoạt động của doanh nghiệp. Ban dự án phải có quy chế hoạt động, có kế hoạch định kỳ họp giao ban về tình hình triển khai dự án...

Chuẩn bị tinh thần thực hiện dự án cho đội ngũ nhân viên

Đây là bước rất quan trọng và không thể bỏ qua được. Khi trong ban quản lý dự án hoặc cả trong đội ngũ nhân viên sẽ tham gia tiếp nhận dự án của doanh nghiệp còn có những cá nhân chưa thông hiểu về ý nghĩa dự án, chưa xác định được cần phải có quyết tâm để tiến hành dự án hoặc còn chưa sẵn sàng cho công việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thay đổi, ngại thực hiện công việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai trò của mình trong tình hình mới...) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn. Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của ban lãnh đạo công ty và sau đó là của ban quản lý dự án.

Thông qua các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của dự án... đội ngũ nhân viên sẽ dần dần thấm nhuần chủ chương của ban lãnh đạo và hiểu được những công việc sẽ phải làm và ý nghĩa của những công việc này. Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự án và do đó sẽ có những động lực và hứng khởi để bắt tay vào công việc. Khi nhận thức và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã có được bước khởi sắc tốt và đã có dấu hiệu của sự thành công.

Chuẩn bị tập huấn cơ bản về tin học cho đội ngũ nhân viên

Ở một số doanh nghiệp, khi ban lãnh đạo quyết định triển khai ERP thì trình độ tin học của đội ngũ nhân viên còn chưa đáp ứng yêu cầu nên cần có những đào tạo cơ bản. Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp tập huấn về tin học cơ bản sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm văn phòng như Winword, Excel... Kết quả của các khoá huấn luyện này là đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hành ERP khi triển khai dự án phần mềm.

Chuẩn bị phần cứng, cơ sở hạ tầng công nghệ

Sau khi doanh nghiệp và WINTA ký hợp đồng kinh tế về việc triển khai phần mềm WINTA ERP, đồng thời với việc tập huấn trình độ tin học (nếu có), doanh nghiệp phải chuẩn bị mua sắm trang thiết bị phần cứng còn thiếu như máy chủ, máy trạm, hệ thống mạng nội bộ, IP tĩnh... Việc chuẩn bị trang thiết bị phần cứng được tiến hành theo yêu cầu của phía WINTA và đã được nêu trong hợp đồng kinh tế. Thông thường, bộ phận tin học của doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc trang bị phần cứng này.

Chuẩn bị đội ngũ nhân sự triển khai dự án

Ban dự án triển khai phần mềm cần xác định rõ khối lượng công việc sẽ xảy ra đối với đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm của doanh nghiệp để có kế hoạch bố trí thời gian hợp lý và đồng thời phối hợp đồng bộ với các nhân viên WINTA cho các công việc cần triển khai theo từng giai đoạn. Nhân sự tiếp nhận phần mềm không những cần đủ về số lượng mà cần được bố trí khoảng thời gian cần thiết cho dự án. Nhu cầu nhân sự cho dự án được bên phía WINTA khuyến nghị đưa ra trong từng giai đoạn triển khai. Giai đoạn đầu khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân viên nắm chắc về nghiệp vụ và có quyền quyết định về các quy trình tác nghiệp và về các quy trình quản lý của doanh nghiệp sẽ tham gia. Giai đoạn tiếp theo là việc chuẩn bị các số liệu ban đầu sẽ do các nhân viên phụ trách phần hành tương ứng thực hiện, giai đoạn học sử dụng chung phần mềm sẽ có tất cả các nhân viên tác nghiệp trên máy tính tham gia và giai đoạn hướng dẫn sử dụng riêng cho từng phần hành sẽ do các nhân viên thực hiện phần hành tương ứng tiếp nhận.

Chuẩn bị các số liệu ban đầu

Các số liệu ban đầu là các số liệu phản ánh hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm đưa phần mềm vào áp dụng bao gồm số liệu kế toán và các số liệu khai báo đầu vào cho các modules ERP. Việc chuẩn bị số liệu ban đầu này sẽ tiêu tốn tương đối nhiều thời gian của doanh nghiệp (có thể mất 1 đến 2 tuần hoặc hơn nữa).

Đối với số liệu kế toán sẽ là các dữ liệu cố định dạng danh mục (như danh sách khách hàng, vật tư, hàng hoá...) và dữ liệu số dư ban đầu là số dư các tài khoản kế toán tổng hợp hoặc chi tiết (như số dư tài khoản tiền, các tài khoản công nợ chi tiết theo đối tượng, các tài khoản kho chi tiết theo vật tư, hàng hoá...). Đối với các modules ERP khác là các số liệu liên quan đến sản phẩm như danh mục các sản phẩm, các thông tin về định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, các số liệu phản ánh quy trình sản xuất của từng sản phẩm. Các số liệu danh mục như danh sách nhân viên, năng lực nhân viên, danh sách trang thiết bị và các thuộc tính...

Số liệu ban đầu nào cần chuẩn bị, chuẩn bị khi nào đều do phía WINTA đưa ra và doanh nghiệp sẽ thực hiện theo đúng các yêu cầu về việc đáp ứng số liêụ này. Các khó khăn thường xuyên xảy ra là hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm áp dụng ERP chưa có đủ thông tin để cung cấp hoặc có thông tin nhưng chưa chính xác và cần phải chỉnh sửa rất nhiều trước khi có được các số liệu chính thức làm đầu vào cho hệ thống ERP. Ngoài ra việc hệ thống hoá các số liệu để phục vụ cho đầu vào của các modules ERP không phải kế toán cũng hay gặp khó khăn nhất là đối với module quản trị sản xuất, logistics. Công việc chuẩn bị các số liệu ban đầu thường xuyên phải có sự trợ giúp của các nhân viên WINTA, đặc biệt là khi dữ liệu mà doanh nghiệp đang có lại nằm trên các tệp dạng Excel hoặc các tệp dữ liệu dạng khác (như Access, Oracel...), hoặc nằm trên phần mềm khác đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Công việc trợ gúp này là lập các đoạn chương trình nhỏ để convert dữ liệu từ các nguồn khác vào phần mềm WINTA ERP. 

Nên triển khai ERP theo hình thức tập trung

Để triển khai một hệ thống ERP là sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, nhưng chỉ có một đối tác đáng tin cậy không có nghĩa là công ty có thể rút mình ra khỏi sự chuyển động. Triển khai một hệ thống ERP không chỉ là về cài đặt phần mềm mới, đó là cải tạo quá trình hoạt động cốt lõi của mỗi khu chức năng.

Các nguồn nhân lực nên thực hiện các công việc hằng ngày trên hệ thống mới. Nếu nhân viên không thể tham gia với hệ thống mới, vì họ đang gắn liền với các nhiệm vụ khác, dự án có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Ngoài ra, người lao động đang làm quá nhiều việc cùng một lúc dễ bị sai lầm trong quá trình thực hiện.

Vì vậy, các doanh nghiệp nên tránh tham gia vào các dự án lớn khác cho đến khi hệ hống mới là hoàn toàn hoạt động. Nếu một dự án lớn là đã có trong quá trình, tốt nhất nên chờ đợi cho đến khi dự án đó được hoàn thảnh trước khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP.

Lập kế hoạch cho việc triển khai hệ thống ERP không chỉ là chọn một nhà cung cấp và để cho họ làm tất cả mọi việc. Với một quá trình lập kế hoạch kỹ lưỡng, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro của họ, tránh những sai lầm phổ biến và gặt hái đầy đủ các lợi ích tài chính và hoạt động mà hệ thống có thể mang lại.

Xem thêm: 8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp