Các bước lựa chọn hệ thống phần mềm bán hàng phù hợp nhất

Khi quyết định đầu tư một hệ thống phần mềm bán hàng, chủ cửa hàng luôn cần sự cân nhắc đúng đắn. Việc chọn sai phần mềm dẫn đến việc quản lý bán hàng tệ đi, hiệu suất bán hàng giảm. Bạn sẽ phải đau đầu suy nghĩ phương án giải quyết những sai sót xảy ra.

Theo dõi các bước lựa chọn Hosco tổng hợp dưới đây để lựa chọn được hệ thống phần mềm bán hàng phù hợp nhất nhé!

Bước 1: Xác định nhu cầu cần thiết của cửa hàng
Ở bước này, bạn cần xác định rõ nhu cầu của bạn đối với 1 phần mềm. Bạn hãy liệt kê ra các câu hỏi như: Bạn có cần quản lý tồn kho không? Bạn có cần quản lý khách hàng không? Có cần rút ngắn thời gian thanh toán không? Liệt kê như vậy để bạn biết nắm được những nhu cầu mà bạn cần một cách đầy đủ nhất.

Trong trường hợp bạn đã sử dụng phần mềm và muốn nâng cấp. Hãy xác định các tính năng còn thiếu trong hệ thống quản lý hiện tại. Hãy chắc chắn rằng khi bổ sung những tính năng thiếu thì việc quản lý bán hàng sẽ hiệu quả hơn. Tốt nhất, bạn nên tham khảo ý kiến của nhân viên để có những đánh giá chính xác nhất.

Bước 2: Tìm hiểu các thiết bị phần cứng cần thiết
Những phần cứng này là những công cụ cấp thiết và quan trọng trong việc sử dụng phần mềm bán hàng. Phần cứng bao gồm máy quét mã vạch, in mã vạch, máy in hóa đơn,… Các phần cứng này đều là công cụ quan trọng để việc quản lý kinh doanh thông qua phần mềm hiệu quả hơn. Chúng cần được tích hợp với những thiết bị được cài đặt phần mềm bán hàng. Các thiết bị máy tính, ipad, smartphone…Bạn cần lên danh mục những thiết bị cần có và số lượng phù hợp của mỗi loại.

Bước 3: Xác định mức ngân sách cho việc mua hệ thống phần mềm
Tùy thuộc vào quy mô của từng cửa hàng thì có mức chi phí cho hệ thống phần mềm khác nhau. Quy mô cửa hàng được xác định bởi: Số lượng nhân viên, khách hàng, sản phẩm, điểm bán hàng,…

Trên thị trường hiện đang có 2 loại phần mềm đó là phần mềm offline và phần mềm online. Gía cho 2 loại phần mềm này là khác nha:

Phần mềm offline truyền thống chi phí khoảng từ  3 triệu đến 8 triệu đồng.
Phần mềm online dựa trên đám mây hiện đại phục vụ sự di chuyển của chủ cửa hàng ở bất cứ nới nào. Tùy thuộc mà quy mô và nhu cầu của cửa hàng giá sẽ giao động từ 49.000 – 99.000/tháng.
Việc lựa chọn phần mềm offline hay một phần mềm online tùy thuộc và bản chất và tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên đừng “tiếc tiền” mà lựa chọn phần mềm không uy tín, không đảm bảo cho nhu cầu của bạn. Lựa chọn phần mềm rẻ tiền đồng nghĩ với việc tính năng sẽ bị hạn chế và ngược lại.

Bước 4: So sánh các hệ thống phần mềm
Bạn nên tham khảo kinh nghiệm của những người kinh doanh cùng mô hình với mình. Bởi lẽ họ là những người có kinh nghiệm trong việc vận hành việc kinh doanh. Có thể để có được phần mềm như hiện tại đang sử dụng, họ đã sử dụng qua rất nhiều phần mềm khác để tìm kiếm phần mềm phù hợp nhất. Vì thế những chia sẻ của họ là vô cùng hữu ích cho bạn.

Tìm kiếm và nghiên cứu phần mềm trên các trang web của các nhà cung cấp khác nhau. Liên hệ với họ để được tư vấn kỹ hơn về phần mềm. Từ đó cân nhắc đưa ra lựa chọn cho mình.

Bước 5: Dùng thử phần mềm
Hiện nay hầu hết các nhà cung cấp đều có bản trải nghiệm cho khách hàng. Trên các website của các nhà cung cấp bạn nên liên hệ để được trải nghiệm các tính năng của phần mềm. Nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn một tài khoản dung thử  miễn phí. Hãy tận dụng để tìm hiểu kỹ về phần mềm bạn định sử dụng.

Kiểm tra chức năng, tốc độ và sự thân thiện của từng phần mềm. Cũng cần phải suy nghĩ về việc làm thế nào để chuyển đổi từ phần mềm cũ sang một phần mềm mới. Làm thế nào để quá trình chuyển dữ liệu về khách hàng và sản phẩm, nhà cung cấp,… sang để làm việc? Hỏi kinh nghiệm từ các nhà kinh doanh cùng ngành hoặc yêu cầu chính nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Trên đây là 5 bước đơn giản để lựa chọn được phần mềm bán hàng phù hợp nhất mà chúng tôi muốn gửi tới bạn. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn kinh doanh thành công!