Thế giới chuyển động nhanh theo từng ngày. Doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên của mình làm việc với năng suất cao với công sức bỏ ra ít nhất có thể. Trong khi đó, bạn với tư cách là những người nhân viên cần mẫn, lại đang băn khoăn không biết làm cách nào để đáp ứng được những nhu cầu khắt khe từ chính những người sếp của mình.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều thành công mới trong năm nay!
1.ToDoist
ToDoist là phần mềm quản lý công việc được thiết kế dành riêng để lập danh sách các công việc cần phải làm trong ngày. ToDoist đã được hơn 10 triệu lượt người tin dùng và sử dụng, giúp một ngày làm việc của họ trở nên nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
Điểm hay của ứng dụng này, đó chính là tự động diễn giải và phân loại công việc dựa trên những gì bạn nhập vào. Ví dụ: Bạn có cuộc họp với anh Hùng lúc 12 giờ trưa ngày mai. ToDoist sẽ lên lịch nhắc nhở bạn vào đúng 12 giờ trưa ngày mai, cũng như tự động xếp công việc trên vào task “Họp hành – Công việc”.
Nhưng ToDoist không chỉ là ứng dụng giúp giải quyết các vấn đề cá nhân, nó còn có tác dụng lên kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên của nhóm trong một dự án cụ thể. Đồng thời, ứng dụng này còn giám sát và thông báo deadline công việc cho các thành viên trong nhóm.
Bạn có thể tải và sử dụng ToDoist hoàn toàn miễn phí trong kho ứng dụng trên các nền tảng di động. Với những tính năng cao cấp, bạn phải trả thêm một khoản phí tính theo năm.
2. Calendar
Công việc nhiều chất đống khiến bạn, dù có 24 giờ trong ngày, vẫn không thể làm xuể. Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề? Rất may mắn, đã có ứng dụng quản lý công việc cá nhân Calendar.
Calendar là một ứng dụng thông minh. Sử dụng AI, Calendar có khả năng cho phép những người dùng khác có thể trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc của bạn. Giờ đây, nỗi lo chồng chéo các buổi họp của bạn sẽ không còn nữa, vì đã có Calendar.
Calendar được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng. Nhiều các trang thông tin lớn đã khuyến nghị độc giả của mình sử dụng ứng dụng này như CNN, Forbes, Entrepreneur,…
Calendar hoàn toàn miễn phí, bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ của ứng dụng và làm theo hướng dẫn để sử dụng. Tuy nhiên, một vài tính năng nâng cao của Calendar đòi hỏi bạn phải trả phí.
3. CloudApp
CloudApp là một ứng dụng văn phòng hỗ trợ làm việc nhóm, giao tiếp với khách hàng, đối tác hàng đầu hiện nay. Ứng dụng này tự hào khẳng định trên trang chủ của mình rằng sẽ tiết kiệm thời gian làm việc của bạn tới 56 giờ/tuần.
Ưu điểm của CloudApp là giúp bạn trao đổi công việc với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng trên nền tảng trực tuyến thông qua video trực tuyến, hình ảnh tĩnh, ảnh động GIF. Không còn phải forward mail lằng nhằng, không các thể loại văn bản dài dòng, bạn chỉ đơn giản là show những gì đối tác đang muốn thông qua CloudApp.
3 triệu khách hàng đang sử dụng ứng dụng hoàn toàn miễn phí này, trong đó có cả những “ông lớn” sừng sỏ như Facebook, Adobe,… Bạn còn chần chừ gì mà không thử?
4. Trello
Trello là ứng dụng dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Nền tảng mà ứng dụng này đặt làm móng chính là nguyên lý Kanban – phân chia những công việc của một dự án thành 3 nhóm: Việc cần làm, đang làm và việc đã hoàn thành.
Trello có giao diện hết sức trực quan, giúp bạn có thể làm quen ngay với ứng dụng mà không cần phải mất thời gian tìm hiểu.
Khi di chuyển công việc ở một cột này sang cột khác, bạn chỉ đơn giản là di chuột và kéo chúng tới địa điểm mới. Rất đơn giản và thuận tiện.
Hiện Trello đang cung cấp ứng dụng miễn phí cho người sử dụng. Phiên bản đầy đủ đòi hỏi bạn phải trả thêm một khoản phí hàng tháng.
5. Slack
Slack là một ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý công việc hết sức hữu ích. Ứng dụng này có rất nhiều những ưu điểm mà bạn cần phải biết tới. Ví dụ như: Trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp về công việc mà không cần phải gửi mail hay gọi điện phức tạp, gửi file, gửi ảnh không giới hạn, không sợ suy giảm dung lượng.
Với Slack, việc trao đổi thông tin trong văn phòng trở nên quy củ và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban, dự án hoàn toàn có thể thiết lập một nhóm trao đổi riêng. Thành viên thì tùy ý gia nhập hoặc rời nhóm. Slack cũng hoàn toàn tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce.
Ứng dụng có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Bạn cũng có thể bỏ thêm một chút tiền mỗi tháng để sử dụng các tính năng cao cấp của Slack.
6. Hootsuite
Hootsuite là một ứng dụng quản trị mạng xã hội dành riêng cho các doanh nghiệp. Nó cho phép bạn update các thông tin về doanh nghiệp trên các nền tảng phổ biến hiện nay là Facebook, Twitter, Instagram, YouTube hay Linkedin trên cùng 1 màn hình. Thời gian của bạn chắc chắn sẽ được tiết kiệm, khi bạn không cần phải log-in từng tài khoản để post bài. Phần mềm này thích hợp cho những người đang quản lý các nội dung công việc liên quan tới content trên social nhanh và thuận tiện hơn.
Chưa dừng lại ở đó, Hootsuite còn cho phép bạn lên lịch để post bài. Không chỉ là trong ngày mai hay tuần sau, mà trong bất kỳ thời điểm nào bạn muốn. 1 tháng, 3 tháng, 1 năm, không vấn đề gì với Hootsuite cả.
Phần mềm cho phép bạn dùng thử trong 30 ngày. Sau đó, phí hàng tháng của dịch vụ là $29.
7. Toggl
Toggl là phần mềm theo dõi thời gian bạn sử dụng trong ngày. Nó là một ứng dụng trực quan, đa nền tảng, sử dụng đồng thời trên máy tính, điện thoại di động và tablet. Dù bạn đang làm gì, ở nơi đâu, bạn cũng không lo lắng rằng mình sẽ bị bỏ lỡ bất kỳ buổi họp quan trọng nào, vì đã có Toggl bên cạnh.
Sau khi hoàn thành một công việc, Toggl sẽ trả cho bạn một bản báo cáo chi tiết rằng bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng đầu việc cụ thể. Nếu bạn muốn nâng cao năng suất, ứng dụng này nhất định phải xuất hiện trên máy tính và smartphone của bạn.
8. HelloSign
HelloSign là một ứng dụng đặc biệt, cho phép bạn sử dụng ứng dụng để ký vào các văn bản kỹ thuật số. Giờ đây, bạn không còn nhất thiết phải in văn bản ra ký vào bản cứng, đưa vào máy scan, chuyển thành bản mềm rồi gửi qua đối tác nữa. Mọi thứ có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua HelloSign.
HelloSign đang cung cấp bản miễn phí cho tất cả người dùng. Nếu muốn tận hưởng tất cả các tính năng của ứng dụng, bạn hãy nâng cấp lên phiên bản trả phí.
9. Zapier
Zapier là phần mềm quản lý công việc cá nhân cho phép người dùng liên kết tự động các ứng dụng văn phòng khác với nhau. Ví dụ: Bạn hoàn toàn có thể lưu bất kỳ tệp tin nào trên Gmail vào dữ liệu đám mây của mình trên Dropbox và ngược lại, chuyển thẳng file từ Dropbox cho đối tác thông qua hòm mail.
Điều tuyệt vời ở đây là Zapier cho phép bạn thực hiện tất cả những điều đó chỉ bằng một vài cú click chuột. Không cần viết code, không cần công thức, chỉ cần click chuột thế là đủ. Zapier có hỗ trợ tới 1000 ứng dụng khác nhau, nên đừng quá lo lắng rằng ứng dụng quen thuộc bạn đang dùng có xuất hiện trong danh sách hay không.
Tổng kết lại, bạn có thể sử dụng ToDoist, Calendar và Toggl để kiểm soát thời gian làm việc; Trello, CloudApp và Slack để làm việc nhóm; Hootsuite để quản trị social media và Zapier để liên kết các ứng dụng văn phòng với nhau.
7 Mẹo quản lý công việc cá nhân hiệu quả
Quản lý công việc cá nhân hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho các sở thích cá nhân, gia đình và bạn bè thân thiết. Dưới đây là 7 mẹo Maison Office tổng hợp:
1. Lập danh sách việc phải làm
Danh sách việc phải làm hay còn được biết tới “To-do lists” là một công cụ truyền thống nhưng rất hiệu quả hiện tại. Bạn sẽ xác định được rõ rang các công việc quan trọng cũng như thứ tự xử lý chúng.
Ngày trước, chúng ta có những tờ giấy nhớ để thực hiện công việc này, còn giờ đây, bạn chỉ cần những ứng dụng thông minh được liệt kê phía trên để nhắc nhở về các công việc cần xử lý.
2. Tính ưu tiên
Cũng dễ hiểu, không phải tất cả mọi thứ trong danh sách trên đều phải hoàn thành ngay lập tức. Do đó, việc thiết lập một thứ tự ưu tiên hoàn thành cũng quan trọng không kém so với lên danh sách công việc.
3. Lập thời gian biểu
Xác định thời gian biểu cho từng mục công việc là kỹ năng bạn cần thuần thục để không gặp tình trang quên việc, xót việc hay quá tải.
Việc xác định rõ công việc này bao giờ triển khai và dự tính hoàn thành trong bao lâu sẽ giúp bạn có thể tập trung hơn và tránh được những khoảng thời gian lãng phí không cần thiết.
4. Luôn linh hoạt
Có thể sẽ có những trường hợp đòi hỏi tính lập tức, khiến bạn phải tạm gác lại các công việc khác và xử lý luôn. Do đó hãy linh hoạt để sắp xếp lại nhé.
5. Thay đổi cách quản lý hiện tại
Có thái độ cởi mở trong việc thay đổi là điều khá quan trọng để bạn có thể thích ứng với đa dạng môi trường khác nhau.
Nếu bạn cảm thấy cách quản lý công việc hiện tại chưa được hiệu quả, hãy thử tìm kiếm và áp dụng các phương pháp mới.
6. Giữ sự kiên nhẫn
Bằng việc duy trì sự kiên nhẫn trong các trường hợp không may xảy đến, bạn mới có thể xử lý được chúng tốt.
Jack Ma đã từng nói: “Một trong những kỹ năng quan trọng bạn phải có là sự kiên nhẫn.”
7. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc
Việc sở hữu các “vũ khí” tối tân có thể tăng cơ hội để bạn chiến thắng trong các cuộc chiến. Các phần mềm và ứng dụng quản lý công việc cá nhân sẽ là cánh tay đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt và hiệu quả.
Hy vọng những thông tin vừa rồi trong bài viết của Maison Office sẽ giúp năng suất làm việc của bạn được cải thiện. Chúc bạn thành công!
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
